In diesem Datenschutzhinweis wird erläutert, wie wir Aufzeichnungen von Besprechungen in Microsoft Teams verwenden. Während einer Besprechung mit uns, die mit Microsoft Teams abgehalten wird, kann eine Aufzeichnung gemacht werden. Dies kann die Aufzeichnung von Audio, Video und Bildschirmfreigabe während der Besprechung beinhalten. Eine Transkription der Besprechung kann ebenfalls oder alternativ automatisch aufgezeichnet werden.
Die Aufzeichnung einer Besprechung bedeutet, dass Ihr Bild oder Videobild auf dem Bildschirm aufgezeichnet wird. Dies schließt alles ein, was sich im Hintergrund befindet und für die Kamera sichtbar ist.
Aufzeichnungen von Besprechungen finden nur in Ausnahmefällen statt, z. B. auf Ihren eigenen Wunsch hin. Wenn eine Aufzeichnung stattfindet, werden Sie manchmal in der Einladung zur Sitzung oder per E-Mail oder Telefon vor der Sitzung informiert. Während der Sitzung, bevor die Aufzeichnung eingeschaltet wird, wird Ihnen der Zweck der Aufzeichnung mitgeteilt.
Wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird, erfassen wir
Eine Aufzeichnung der Besprechung, ihren Namen und/oder E-Mail-Adresse.
Warum wir Ihre persönlichen Daten sammeln
Unsere rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Einwilligung.
DSGVO Artikel 6(1)(a) - Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
Besprechungen, die mit Microsoft Teams abgehalten werden, werden nicht routinemäßig aufgezeichnet. Sie werden nur aufgezeichnet, wenn es einen vernünftigen und gültigen Grund dafür gibt. Wir können eine Besprechung auf Ihren Wunsch hin oder mit Ihrer Zustimmung aufzeichnen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, um allen Teilnehmern eine Aufzeichnung der Diskussion zur Verfügung zu stellen oder um ein genaues Protokoll oder Maßnahmen unmittelbar nach der Besprechung zu erfassen.
Wenn Sie nicht wünschen, dass eine Sitzung, an der Sie teilnehmen, aufgezeichnet wird, teilen Sie dies bitte dem verantwortlichen Dorner Mitarbeiter mit. Sie können zu jedem Zeitpunkt der Sitzung verlangen, dass die Aufzeichnung gestoppt oder unterbrochen wird.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten
In den meisten Fällen wird Dorner Electronic GmbH aufgezeichnete Sitzungen nicht dazu nutzen, Daten besonderer Kategorien zu sammeln oder zu besprechen. Wenn jedoch in einer Sitzung solche Themen behandelt werden, werden diese Informationen nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Personen als Teilnehmer erfasst und verwendet. Personenbezogene Daten besonderer Kategorien, die wir auf diese Weise aufbewahren, werden nur dann weitergegeben, wenn dies für die Erbringung einer vereinbarten Dienstleistung oder eines Verfahrens unerlässlich ist.
Wenn Sie Ihre Zustimmung dazu zurückziehen möchten, dass Dorner Electronic GmbH ihre personenbezogenen Daten der besonderen Kategorie im Zusammenhang mit einer Sitzungsaufzeichnung speichert und weitergibt, wenden Sie sich bitte an den Dorner Datenschutzkoordinator.
An wen wir Ihre persönlichen Daten weitergeben können
Ihre Daten werden an die zuständige Abteilung innerhalb der Dorner Electronic GmbH weitergegeben.
Es kann vorkommen, dass wir die von ihnen gespeicherten persönliche Daten weitergeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. So können wir beispielsweise Ihre Daten weitergeben, um Verbrechen und Betrug aufzudecken und zu verhindern.
Wenn wir Ihre Daten zu irgendeinem Zweck weitergeben, ergreifen wir geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um sie zu schützen, und wir stellen sicher, dass wir eine klare Rechtsgrundlage für die Weitergabe haben.
Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für den erforderlichen Mindestzeitraum auf. Sitzungsaufzeichnungen werden zunächst 21 Tage lang aufbewahrt, bevor sie automatisch gelöscht werden. Wenn eine Aufzeichnung innerhalb dieses Zeitraums nicht heruntergeladen wurde, ist sie nicht mehr verfügbar.
Wenn eine Sitzungsaufzeichnung heruntergeladen wird, wird sie so lange sicher aufbewahrt, wie es für notwendig erachtet wird, bis zu zwei Monate ab dem Datum der Aufzeichnung.
Eine Aufzeichnung kann länger aufbewahrt werden, wenn es einen triftigen Grund dafür gibt. In diesem Fall wird sie so lange aufbewahrt, bis sie nicht mehr für diesen Zweck benötigt wird.
Weitere Informationen darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.